FISCAL:
CFOP e Natureza Inválida:
CFOP sem conta contábil relacionada:
Ao gerar Sped Fiscal-Efd Contribuições e der o tipo de divergência apresentado abaixo:
É necessário fazer a correção no CFOP informado da divergência em: Controle Fiscal > Escrita Fiscal > Tabelas… > Tabela de C.F.O.P (Informar o CFOP da mensagem de erro) – [F4]Código Conta Contábil EFD Contribuições – [Enter] para alterar.
Informe [0] e dê [ENTER] e selecione a conta contábil compatível com o CFOP, confirmando com [ENTER] e depois [F3] para salvar.
Erro de falta de conta contábil do CST e Natureza da Receita:
Conta Contábil do CST inválida:
Controle Fiscal > Escrita Fiscal > Manutencoes > Tabelas… > Tabela de Codigos de Contas Contabeis PIS/COFINS > Por CST
Vá no caminho informado acima e posicione em cima do campo, informe 0 e dê enter e selecione a conta correta.
Conta contábil da Natureza da Receita inválida:
Controle Fiscal > Escrita Fiscal > Manutencoes > Tabelas… > Tabela de Codigos de Contas Contabeis PIS/COFINS > Por CST/Natureza
Vá no caminho informado acima no CST que se refere a natureza, aperte TAB e na linha de baixo, dê um INSERT para informar o código da natureza e após isso posicione em cima do campo, informe 0 e dê enter e selecione a conta correta.
CFOP divergente em relação ao CST
Ao surgir uma situação em que o sistema apresenta a mensagem de divergência (conforme imagem abaixo), verifique a tributação do produto. Pois ocorre que, o CFOP de tributação e de substituição são utilizados em situações distintas. Para a correção é necessário alterar o CST ou o CFOP.
| CST com Subst. | Compras para dentro do estado - ST | Compras fora do estado - st |
|---|---|---|
| 10 | 14030 | 24030 |
| 30 | 14030 | 24030 |
| 60 | 14030 | 24030 |
| 70 | 14030 | 24030 |
| CST | Compras para dentro do estado - ST | Compras fora do estado - st |
|---|---|---|
| 00 | 11020 | 21020 |
| 20 | 11020 | 21020 |
| 40 | 11020 | 21020 |
| 41 | 11020 | 21020 |
| 51 | 11020 | 21020 |
| 90 | 11020 | 21020 |
Caso ainda haja dúvidas, validar com a contabilidade.
Comparação de Relatórios – Divergências:
Ao comparar relatórios fiscais é importante se atentar a filial, período e séries, além de ler as mensagens em vermelho ao gerar o relatório.
Importante desmarcar as séries não fiscais nos relatórios em que haverá comparação, as mesma que desmarca ao gerar o Sped por exemplo.
Filial, Séries desmarcadas e período.
Após isso pode realizar as comparações com os arquivos gerados recentemente.
IBGE: Código Inválido
Ao gerar Sped Fiscal e der o tipo de erro apresentado abaixo:
É necessário fazer a correção acessando o menu: Sistema de Compras > Controle de Fornecedores > Manutenções > Cadastro de Fornecedores (Informar o fornecedor).
Pressione [ENTER] até o campo “cidade”. Informe [0] > [ENTER] e digite a cidade para localizar > [ENTER]/[ENTER] até aparecer a tecla PGDN para GRAVAR e confirmar a alteração dando “SIM” pra GRAVAR.
Caso o município já tenha cadastro, mas não tenha o código IBGE, utilizar as teclas [F3] e [F5] para editar e importar os dados do IBGE:
Atalho [F11] – Notas de Devolução:
Neste manual será abordado o uso da funcionalidade do sistema “Notas de Devolução”, acessada por meio da tecla de atalho [F11]. Esta opção foi desenvolvida para facilitar o processo de devolução de mercadorias, importando as informações dos produtos da NFe de compra através da chave de 44 dígitos.
Para isso, acesse: Controle de Estoque > Entrada/Cálculo de preços > Devolução de compras/bonificação > Segunda tela (quando deve-se informar os itens da nota fiscal), [ALT+K] > [F11] Importar Produtos do XML:
Com a tecla [F11], podemos importar os dados dos produtos igual a NFe de compra que o fornecedor emitiu ao cliente, para isso precisamos informar a chave de 44 dígitos da nota de compra realizada:
Para que a importação dos produtos ocorra com sucesso é necessário ter a nota de compra lançada no sistema, pois caso queira usar um chave de 44 dígitos que não tenha sido registrada, ao fazer a busca das notas lançadas e não encontrar o registro da nota em questão, o sistema apresentará a seguinte mensagem:
Já com a NFe de compra lançada, o sistema encontrará os dados da nota e mostrará uma tela para que se selecione os produtos que deseja usar para a nota de devolução, conforme exemplo abaixo:
Feita a seleção dos produtos, os dados são importados conforme NFe de compra realizada, facilitando assim situações em que os fornecedores rejeitam a nota por conta de divergência de valores, e, caso o cliente queira, é possível fazer a edição dos dados da NFe conforme necessidade.
Cancelamento de Notas de Saída/Devolução – Prazo Expirado:
Ao tentar cancelar uma nota de saída/devolução depois de expirado o prazo estabelecido pelo Estado (cada estado tem seu próprio prazo estabelecido), o sistema apresenta a mensagem abaixo:
Para prosseguir, siga um dos seguintes passos:
- Acesse: Controle Fiscal > Apoio Contábil > Relatórios de Apoio > Emissão de Notas c/ Atualização de Estoque > Nota de Entrada. Aqui será feito um “estorno” da nota de saída para depois refazer a nota de forma correta novamente.
OBS: CFOP ou dados fiscais, verificar com a contabilidade.
Na tela de produtos, poderá importá-los utilizando a tecla [F7] Importa Produtos das seguintes formas:
- A partir de Notas de Devolução de Compra emitidas;
- A partir de Notas de Entrada;
- A partir de Notas de Entrada emitidas;
- A partir de Pedidos.
- Outra opção para emitir a nota fiscal de estorno é pela opção Emissão de Nota de Estorno de NFC-e/NFe > Estorno de NFe. (no mesmo menu: Controle Fiscal > Apoio Contábil > Relatórios de Apoio) informando os dados básicos e a chave da nota que consta no [ALT+E] (chave interna do sistema).
CONTROLE DE LOJA:
Como cadastrar operador:
Quando houve a necessidade de cadastrar um novo operador, será preciso seguir os seguintes passos:
- Acesse Controle de Vendas > Controle de Loja > Manutenções > Tabelas… > Tabelas Frente Caixa > Operadores de PDV.
- Informe a filial e pressione [INSERT] no teclado.
- Ao abrir a tela de cadastro, pressione [ENTER] no campo “Código”. O sistema mostrará todos os operadores cadastrados e seus respectivos códigos. Para ordenar em ordem crescente, pressione [F4]Ordena.
- Verifique o próximo código livre para o novo operador, pressione [ESC] para voltar à tela de cadastro. Digite o código escolhido para o operador. O campo “Situação” será preenchido automaticamente como “ATIVO” (conforme print abaixo).
- Para a seleção do nível deste novo operador, há três opções:
1. Operador de Caixa: nível mais simples que apenas opera o PDV.
2. Chefe de Caixa: nível intermediário que além de operar o PDV, tem perfil liberado para fazer abertura e fechamento dos caixas, cancelamento de itens e de cupons.
3. Gerente de Loja: Nível avançado com todas as permissões do sistema como: abrir gaveta, conceder descontos, multiplicar itens entre outros.
- Cadastro de senha e CPF:
– Senha: o operador digita uma senha para acesso com o mínimo de três dígitos;
– CPF: não é obrigatório ser informado.
- Pressione [ENTER] e confirme a inclusão do operador:
- Envie uma carga de configuração para o PDV em: Controle de Vendas > Controle de Loja > Concentra > Configuração para PDVs. Escolha a filial e assim que aparecer a mensagem de aviso, pressione [ENTER].
- Selecione todos os PDVs e pressione [ENTER] novamente. Desta forma o cadastro do operador estará concluído e todos os PDVs da loja, configurados.
Níveis de liberação no PDV:
Para verificar e alterar os níveis de operadores, acesse: Controle de Vendas > Controle de Loja> Manutenções > Parâmetros > Parâmetros de PDV.
- Operador de Caixa: Consulta Clientes, Consulta Produtos, Liberar Troco, Liberar Vasilhames, Vender a Prazo, entre outros;
- Chefe de Caixa: Abrir Gaveta, Cancelar Itens, Efetuar Sangria, Repetir Itens, Multiplicar Itens, entre outros;
- Gerente de Loja: Cancelar Cupons, Cancelar Cupom com Transação TEF, Conceder Descontos, Liberar Compras, Multiplicar acima da quantidade máxima, entre outros.
OBS: Qualquer alteração realizada nos parâmetros precisa ser gravada antes do envio de carga de configuração para os PDVs. Utilize a tecla[F3]Grava.
Para envio de carga de configuração, acesse: Controle de Vendas > Controle de Loja > Concentra > Configuração para PDVs. Escolha a filial e assim que aparecer a mensagem de aviso, pressione [ENTER].
Selecione todos os PDVs e pressione [ENTER] novamente. Desta forma a manutenção dos níveis estará concluída e todos os PDVs da loja, configurados.
Etiqueta de Autorização:
Uma etiqueta de autorização gerencia e controla ações sensíveis realizadas no caixa, garantindo que determinados processos ou transações só possam ser concluídos com a devida permissão de um usuário autorizado, como um gerente ou supervisor. Como por exemplo:
- Cancelamento de Venda ou Item;
- Concessão de Descontos Elevados;
- Abertura de Gaveta de Dinheiro Sem Transação;
- Estorno de Pagamento, etc.
Para impressão da etiqueta de autorização, acesse o menu: Controle de Vendas > Controle de Loja > Relatórios > Etiqueta de Autorização e selecione a filial.
Insira o código e senha do operador. Confirme: 1) Se a impressora de Etiquetas está OK e 2) A impressão propriamente dita. Aguarde a impressão.
IMPRESSÃO:
PRINTSERVICE:
Problemas com impressão/email de NFe
Se estiver com problemas na impressão ou envio de uma NFe por email, verifique se o sistema encontra-se ativo. Para isso, clique no ícone do PrintService em sua área de trabalho para abri-lo. O ícone será como este demonstrado abaixo:
A seguir, verifique se ele se encontra aberto, acessando o atalho na barra de ferramentas do Windows na parte inferior da tela. O ícone deve estar com uma bolinha verde, como demonstrado abaixo:
No caso de a bolinha estar vermelha, clique sobre o ícone com o botão direito do mouse. Clique na opção “PrintService” que será aberta e em seguida pressione “Ativar”.
PRINTJOB:
Problemas com impressões do sistema (Relatórios/Etiquetas)
Se estiver com problemas na impressão ou envio de um relatório ou etiqueta por email, verifique se o sistema encontra-se ativo. Para isso, clique no ícone do PrintJob em sua área de trabalho para abri-lo. O ícone será como este demonstrado abaixo:
Por fim, verifique se ele se encontra aberto, acessando o atalho na barra de ferramentas do Windows na parte inferior da tela. É preciso que haja um ícone de impressora ali, como demonstrado abaixo:
PDV:
Divergência no valor do SGDFE
Ao consultar o Fechamento Diário de Vendas e notar que o valor do SGDFE encontra-se com divergência, ou seja, com o valor menor que o de vendas/dia, será necessária a sincronização dos PDVs.
Acesse o menu: Controle de Vendas > Controle de Loja > Concentra > Comandos Operacionais > Sincronizar NFC-e. Selecione o(s) PDV(s) para sincronização.
Outra alternativa: no PDV em questão utilizando usuário de ‘gerente’, faça o login e vá até a opção “Sincronizar NFC-e” como demonstrado abaixo:
Consulte novamente o relatório e verá que os valores estarão corrigidos.
Divergência no valor das Vendas/Dia
Ao consultar o Fechamento Diário de Vendas e notar que o valor das Vendas/Dia encontra-se com divergência, ou seja, com o valor menor que o do SGDFe, será necessária a retransmissão de vendas para os PDVs.
Acesse o menu: Controle de Vendas > Controle de Loja > Concentra > Comandos Operacionais > Retransmissão de Vendas. Informe a data e selecione o(s) PDV(s) com divergência para enviar o comando.
PDV OFF – não recebe carga
Para correção, verifique se o programa COMUNICA e o MONITOR (se tiver) encontram-se abertos referente à loja. Se não estiverem, clique no ícone de seus respectivos atalhos na área de trabalho. Por fim, cheque se agora o PDV está marcando RED.
CARTÕES:
Divergências de relatórios transações SGVX – ‘Vendas por Cartões’
O exemplo abaixo mostra o relatório de vendas em cartões com a empresa cadastrada 64-Visa Crédito (Controle Financeiro > Controle de Convênios/Tickets/Cartões > Relatórios > Vendas por Cartões).
Neste caso, as BIN’s (6 primeiros dígitos dos cartões) não estão todas vinculadas à empresa.
- Fazendo uma busca por um determinado período, identificamos duas vendas não vinculadas (Controle Financeiro > Controle de Convênios/Tickets/Cartões > Lançamentos de cartões sem empresa cadastrada > Cartões).
- Conferir pelo relatório de transações se a bin confere com o nome da empresa:
Sitef Express – https://sitefexpress.softwareexpress.com.br/sitefweb
Scope – https://relatoriodevendas.com.br/
Após a pesquisa, serão mostrados os dados da empresa para vínculo correto no SGVX.
Depois do vínculo, o código da empresa já aparece na coluna específica.
- Voltando ao primeiro relatório de Vendas em Cartões, constará o valor total das transações efetuadas.
OFERTAS:
Oferta por Quantidade (Considerando Agrupamento de Preços):
Para configurar uma oferta por quantidade considerando agrupamento de preços, primeiramente acesse Controle de Vendas > Controle de Loja > Manutenções > Tabelas… > Tabela de Tipos de promoções/ofertas para criar o tipo de oferta que precisa.
Para inclusão da nova oferta, utilize a tecla [INSERT].
Digite um código, descrição e prioridade.
OBS.: Importante lembrar que com relação ao campo “prioridade”, caso um produto esteja em duas ofertas diferentes, a oferta com a menor prioridade será a primeira a ser registrada no caixa.
Quando a oferta for por quantidade, considerando o agrupamento de preços, há duas opções:
- A partir de determinada quantidade (considerando a qdte. prod. agrupados);
- Até determinada quantidade (considerando a qdte. prod. agrupados).
Considere o tipo “A partir de determinada quantidade (considerando a qtde. prod. agrupados)” como exemplo. Acesse: Controle de Vendas > Controle de Loja > Manutenções > Alteração de Preços > Preços em Oferta ou Preços em Oferta (vários produtos).
Selecione a filial, tipo de digitação, período de oferta e o motivo que é o tipo de oferta configurado anteriormente.
O próximo passo é selecionar os produtos que farão parte da oferta. Se o produto estiver em um agrupamento, o sistema perguntará se deseja ou não trazer os outros produtos do agrupamento. Indicando que “SIM”, o sistema vai trazer todos os produtos agrupados.
Insira os preços e a quantidade na qual a oferta vai começar a valer.
Após configurada a oferta, será necessária somente a geração da carga de produtos e o envio desta carga para os PDVs.
PRODUTOS:
Composição de Produtos:
A composição de produtos é geralmente utilizada para a criação de cestas básicas ou cestas de natal, onde se tem um produto principal e outros itens para a composição do que se necessita.
Primeiramente cadastrar o item principal. Algo importante ao cadastrar esse produto principal é marcá-lo como “Produto com receita Variável” utilizando o [F3].
Após o cadastro do produto principal, acessar o módulo de composição de produtos em Controle de Vendas > Controle de Loja > Manutenções > Tabelas… > Tabela de Composição de Produtos p/ Venda. digite o código do produto principal e a forma que irá incluir os produtos que vão compor a cesta.
Realize a inclusão dos produtos que fazem parte da composição. Vale ressaltar que o valor total da cesta é a soma do preço de venda dos produtos que foram inseridos na cesta, porém, podem ser alterados caso julgar-se necessário.
Gere uma carga para os PDVs em Gerações > Produtos para PDVs e faça o envio desta carga acessando: Concentra > Produtos para PDVs.
No caixa, quando digitado o código do produto principal, serão trazidos os produtos que compõe a cesta com seus preços individuais, porém, totalizando o valor final do produto principal.
Registro temporário “Produto sendo cadastrado” – o que fazer
Visão Geral:
Se durante o cadastro de um produto no sistema ocorrer uma interrupção inesperada, como uma queda de energia, pode surgir um registro temporário no ERP com o nome “Produto sendo cadastrado”. Esse registro é criado automaticamente para armazenar informações do produto em andamento e, por conta do erro, acaba ficando salvo como um produto incompleto.
Normalmente, esses registros temporários não podem ser excluídos e nem editados pelos usuários. Para solucionar esse tipo de situação e manter o sistema organizado, este manual detalha um passo a passo prático sobre como corrigir ou remover esses registros incorretos quando eles surgirem.
Reativação e Ajuste de Cadastro de Produto:
Primeiro, identifique o produto e seu código interno na tabela ‘CADPRO.DBF’. Esse problema de registro incompleto, ocorre quando há uma interrupção no cadastramento, como já citado anteriormente. Ao tentar acessar, o sistema pode exibir a mensagem de que o produto “está sendo cadastrado em outra estação”, indicando o bloqueio do registro.
Após identificar o produto e seu código, pressione a tecla [DEL] no registro correspondente. É importante ressaltar que, para concluir a exclusão do produto, ele não deve possuir estoque ou movimentações registradas no sistema. Certifique-se de que o produto está sem histórico de movimentação antes de prosseguir com a exclusão. O sistema perguntará se você deseja excluir o produto; confirme para removê-lo.
Ao realizar esse procedimento, o registro será atualizado com o prefixo “ZZ”, indicando que ele foi inativado. Esse prefixo sinaliza que o produto não está mais ativo.
Após adicionar o prefixo ZZ no produto, devemos ir no caminho: Produtos e preços > Cadastro de Produtos > Outras manutenções > Manutenção de produtos ativos/inativos. Devemos selecionar a opção “Reativar produto excluído”.
Na opção “Reativar Produto Excluído”, selecione uma nova descrição para o produto, como por exemplo, “Ajustar cadastro”, e, em seguida, salve as alterações. Isso irá reativar o produto no sistema com a nova descrição.
Após alterar a descrição, vá até o Cadastro de Produtos e localize o novo registro gerado com o nome que você escolheu.
Assim que finalizado esse processo, terá um cadastro novo onde será possível editar normalmente suas informações e salvá-lo novamente na tabela CADPRO.DBF. Assim, o produto estará devidamente regularizado e disponível para utilização no sistema, com todos os dados corrigidos.
Com isso, conclui-se o processo de reativação e ajuste do cadastro do produto. Caso ocorram novas interrupções ou problemas semelhantes, basta seguir este manual para resolver a situação de forma eficiente.
Promoção por Combo:
A promoção por “Combo” pode ser parametrizada de duas formas: todos os produtos da lista e qualquer produto da lista.
Todos os Produtos da Lista:
Utilizando a opção “Todos os produtos da Lista” a promoção só será contabilizada caso o cliente leve todos os produtos da promoção. O valor do combo pode ser definido tanto inserindo o preço de cada item dentro do combo ou utilizando o atalho [F6] para definir o preço do combo.
Qualquer Produto da Lista:
Para utilizar a opção “Qualquer produto da lista” é necessário que os produtos informados sejam do mesmo agrupamento de preço. Diferente da opção citada acima, aqui o preço do combo pode ser definido apenas pelo atalho [F6], e, para que a promoção seja ativada é necessário passar a quantidade informada de qualquer produto que estiver na listagem, podendo ser o mesmo ou não.
Promoção por Quantidade:
A promoção por quantidade geralmente é utilizada em promoções do tipo “compre x e pague y” e pode ser parametrizada de três formas: Leve Até, Leve Mais e Leve Pack.
Leve Até:
Utilizando o parâmetro “Leve Até”, o cliente ao cumprir os requisitos da promoção, poderá levar até X itens com um preço pré-definido nas configurações da promoção. Ex: Ao comprar três achocolatados, o cliente poderá levar até mais dois achocolatados por R$3,00, ou seja, ele poderá escolher se quer levar um ou dois com o desconto.
Leve Mais:
O parâmetro “Leve Mais” é geralmente utilizado e promoções onde o item adicional sairá ao preço de um centavo. Ex: Ao comprar três achocolatados, o cliente poderá levar mais uma unidade por R$0,01.
OBS: O produto não sairá totalmente de graça, pois a Receita não aceita itens com preço zerado, sendo exigido então que o produto seja registrado ao preço de um centavo.
Leve Pack:
Utilizando o parâmetro “Leve Pack”, ao cumprir os requisitos da promoção o cliente poderá levar um pack com uma quantidade pré-definida. Ex: Ao comprar cinco achocolatados, o cliente poderá levar um pack com três unidades de achocolatado.
Importante: Depois de feitas as parametrizações da promoção, é preciso fazer um envio de carga de produtos e de configuração para os PDV’s.